Jak czytamy w portalu Instytutu Zrobotyzowanej Automatyzacji Procesów i Sztucznej Inteligencji (Institute for Robotic Process Automation & Artificial Intelligence, IRPA AI) RPA polega na przekazaniu robotom programowym (ang. software robots) zadań wykonywanych wcześniej przez ludzi. Przykładem działań, które można powierzyć botom, jest przenoszenie danych pomiędzy aplikacjami, porównywanie informacji z różnych systemów, a także obsługa klientów (np. przy zgłaszaniu szkody w systemach firm ubezpieczeniowych) lub pracowników w zakresie nadawania odpowiednich uprawnień w systemach informatycznych przedsiębiorstw. Z kolei eksperci Deloitte podkreślają uniwersalność RPA: zrobotyzowana automatyzacja procesów oparta na regułach, wykorzystuje interfejs użytkownika i może działań na dowolnym oprogramowaniu – w aplikacjach internetowych, oprogramowaniu ERP służącym do planowania zasobów przedsiębiorstwa czy mainframe – systemach operacyjnych używanych do przetwarzania dużych ilości informacji.
Dr Dariusz Jędrzejka z Uniwersytetu Łódzkiego w artykule pt. „Zrobotyzowana automatyzacja procesów w bankowości – szanse i wyzwania” wylicza 3 podstawowe typy działań realizowanych przez roboty programowe:
- operacje na danych: wyszukiwanie, przetwarzanie, sprawdzanie, wprowadzanie do systemów informatycznych
- operacje związane z pocztą elektroniczną: odbieranie, pisanie i wysyłanie wiadomości e-mail
- podejmowanie decyzji w zakresie własnych działań – np. roboty muszą umieć zareagować na sytuację, gdy nie mają dostępu do potrzebnej informacji.
Wśród zalet wykorzystania RPA w przedsiębiorstwie można wymienić mniejszą liczbę błędów i związanych z nimi kosztów, łatwiejsze zapewnienie zgodności działań z przepisami, poprawę efektywności oraz uwolnienie pracowników od powtarzalnych zadań i umożliwienie im wykonywania bardziej wartościowych zadań.
Rozwiązania poprzedzające RPA
Początki zrobotyzowanej automatyzacji procesów przypadły na początek XXI wieku. Techniki, z których czerpie RPA to: screen scraping, oprogramowanie do automatyzacji przepływów pracy, a także sztuczna inteligencja. W pierwszej program komputerowy (screen scraper) wydobywa dane prezentowane przez inną aplikację. Screen scraping pełni np. rolę łącznika pomiędzy starszymi a nowszymi systemami. Software używany do automatyzacji przepływów pracy pozwala działom i pracownikom wymieniać dokumenty i dane. Ułatwia m.in. realizację zamówień, przesyłając niezbędne dane (jak adres, kwota do zapłaty i lista towarów) pracownikom zajmującym się wysyłką produktów. Z kolei sztuczna inteligencja ułatwia maszynom wykonywanie zadań, które bez algorytmów AI musiałyby być realizowane przez ludzi.
Jak wybrać procesy, które warto robotyzować?
Podczas serii webinariów Platformy Przemysłu Przyszłości pt. „Zarządzanie 4.0: Jak transformować biznes?” Julia Siderska wyjaśniała sposób wyboru procesów, które warto automatyzować z pomocą RPA:
– Często działanie wymaga tylko usprawnienia lub automatyzacji i nie ma przesłanek do wdrażania robotów. Proces o potencjale do robotyzacji powinien cechować się powtarzalnością, jego wykonywanie musi być żmudne, poszczególne czynności powinny być narażone na błędy ludzi. Musi mieć mało wyjątków, czyli nie może być często zmieniany, chodzi też o operacje na dużych zbiorach danych – tłumaczyła ekspertka PPP.
Decyzję o wdrożeniu zrobotyzowanej automatyzacji konkretnego procesu może ułatwić poniższy schemat.
Ryzyka wdrożeń RPA
Wdrożenie RPA, jak każda zmiana, może być źródłem zagrożeń dla przedsiębiorstwa – zaznacza prof. SGH, Andrzej Sobczak w publikacji pt. „Developing a robotic process automation management model”. Ekspert analizuje około 20 przedsięwzięć dotyczących wprowadzenia zautomatyzowanej robotyzacji procesów i przybliża ryzyka wdrożeń, m.in.: wybór niewłaściwych procesów, częste zmiany w aplikacjach, z których korzystają roboty programowe, stosowanie nieodpowiednich narzędzi, a także brak wiedzy wśród kadry zarządzającej. Marcin Więcek, specjalista firmy Betacom wylicza również brak przemyślanej strategii, skupienie się na początkowej cenie i niedoszacowanie kosztów utrzymania oraz robotyzację bałaganu, czyli procesów, które nie są ułożone i zoptymalizowane pod kątem działania programów, co zwiększa koszty wdrożenia.
Przykład Grupy Górażdże
W zlokalizowanej w województwie opolskim Grupie Górażdże, która zajmuje się produkcją cementu, betonu towarowego i kruszyw, zrobotyzowana automatyzacja procesów została wykorzystana zadań związanych z przygotowaniem zamówień dla przewoźników. Dzięki wdrożeniu, sporządzenie zestawień nie wymagało już 3 dni miesięcznie, tylko 16 minut. Poza krótszym czasem, zmiana skutkowała wyeliminowaniem błędów i usprawniła księgowanie, a firma przy okazji przemodelowała i uprościła proces.
Automatyzacja działu finansów w Scanii
Firma Scania, szwedzki wytwórca samochodów ciężarowych, ciągników siodłowych i autobusów, rozpoczęła cyfrowe usprawnienie działań od współpracy z przedsiębiorstwami Roboyo i UiPath przy wstępnym opracowaniu przebiegu i skutków automatyzacji. Wyniki pracy posłużyły do pokazania pracownikom Scanii, jakie są zalety przedsięwzięcia. Jeden z pierwszych wdrożonych procesów dotyczył przetwarzania faktur. Wszystkie dokumenty przedsiębiorstwa trafiały w jedno miejsce, gdzie pracownicy sprawdzali ich poprawność i przenosili z nadesłanych plików do systemu. Obecnie te zadania obsługuje program, który dzięki odpowiednim regułom umie pobrać właściwe informacje, zweryfikować ich poprawność i przenieść do systemu. Czas potrzebny na przetworzenie jednej faktury skrócił się z 5 minut do niecałej minuty, jednak szef działu cyfryzacji Scanii, Jesper Blomster podkreśla, że istotniejszy od oszczędności czasu, jest brak błędów przy przenoszeniu danych.
Olaf w firmie Espersen
Duńskie przedsiębiorstwo z branży przetwórstwa żywności zatrudniło u siebie Olafa – robota dostarczonego przed firmę Pirxon, który zajmuje się tłumaczeniem specyfikacji produktów z języka angielskiego na polski, litewski, duński, rosyjski i wietnamski. Olaf zaczyna pracę, kiedy dostanie wiadomość e-mail z dokumentem, który wymaga przekładu. Następnie pobiera zawartość pliku, tłumaczy z pomocą Translatora Google i przygotowuje plik w nowej wersji, zachowując poprzedni układ treści. Kolejnym krokiem jest przygotowanie wiadomości e-mail i przesłanie do zleceniodawcy Olafa. Robot nie działa idealnie – potrzeba ludzkiej ingerencji, żeby poprawić niedoskonały przekład algorytmów. Jednak wstępne przetłumaczenie i wykonanie pracy związanej z kopiowaniem, umożliwiło skrócenie czasu potrzebnego na jeden dokument do 25 minut. Wcześniej podobne zadanie było wykonywane przez godzinę i 15 minut.
Zgodnie z danymi zaprezentowanymi w raporcie Deloitte pt. „Inteligentna automatyzacja 2020”, globalny rynek technologii automatyzacji, jak RPA, w 2027 roku osiągnie wartość 25,7 miliardów dolarów przy średnim rocznym wzroście przekraczającym 40%. Autorzy opracowania przypominają, że w ankiecie z 2015 roku inwestycje w RPA deklarowało 13% respondentów. W 2020 roku 78% spośród 441 ankietowanych członków kadr zarządzających miało za sobą wdrożenia robotów programowych, a 16% zapowiadało podobne działania w ciągu 3 lat. Zautomatyzowana robotyzacja procesów jest też najpopularniejszą formą usprawniania działań w przedsiębiorstwach – wyprzedza np. optyczne rozpoznawanie znaków, używanie programów typu low-code, czy aplikacji do zarządzania procesami biznesowymi.
Firma analityczna Global Industry Analysts skupiła się wyłącznie na RPA i oszacowała, że w 2020 roku rynek dotyczący tej techniki miał wartość 0,82 miliarda dolarów. W 2027 roku kwota wzrośnie do 4,7 miliarda dolarów.
Hiperautomatyzacja
RPA to jedna z technologii, obok sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, narzędzi no-code i low-code, jak również innych mechanizmów służących do automatyzacji podejmowania decyzji, które łącznie prowadzą do hiperautomatyzacji – koncepcji odnoszącej się do automatyzacji wszystkiego, co można zautomatyzować w danej organizacji. Według Gartnera jest to jeden z kluczowych trendów technologicznych 2022 roku. Przygotowanie przedsiębiorstwa do hiperautomatyzacji, według ekspertów IBM, powinno rozpocząć się od zebrania informacji o wszystkich procesach, a także występujących w nich lukach, opóźnieniach i tzw. wąskich gardłach. Prace może ułatwić przygotowywanie cyfrowych bliźniaków ułatwiających zobrazowanie działań. Kolejno trzeba określić, które dane są niezbędne w uporządkowanych procesach, określić platformę i techniki automatyzacji, a także sprawdzić, gdzie warto włączyć algorytmy AI.