Które procesy warto poddać zrobotyzowanej automatyzacji?

  • Robotic Process Automation jest jednym z etapów wdrażania hiperautomatyzacji.
  • Oprogramowanie usprawniające procesy dzieli się na nadzorowane i nienadzorowane.
  • Podsumowujemy kolejne spotkanie z cyklu „Zarządzanie 4.0: Jak transformować biznes?”, w trakcie którego ekspertka Platformy Przemysłu Przyszłości omawiała przykłady wdrożeń systemów RPA.

RPA to algorytmy lub ich zbiory, które automatyzują powtarzalne czynności biurowe. Dr Julia Siderska zaznaczała, że technologia RPA nie jest chwilową modą, tylko wynikiem naturalnej ewolucji systemów wdrażanych w przedsiębiorstwach:

20 lat temu swój początek miały makra Visual Basic. Później konieczne okazały się koncepcje Six Sigma i lean management. Teraz przyszedł czas na kolejny krok, czyli RPA. Według analiz, jest to też etap ścieżki do tak zwanej hiperautomatyzacji. Automatyzacja procesów jest nieunikniona, ale trzeba traktować ją jak przywilej, który pozwoli na odciążenie pracowników od zbędnych czynności i umożliwi wyzwolenie kreatywności. Dzięki RPA nie będą musieli zajmować się czynnościami żmudnymi, tylko działaniami rozwijającymi firmę i zwiększającymi przewagę na rynku oraz jakość świadczonych usług – wyjaśniała Siderska.

droga do hiperautomatyzacji
(Droga do hiperautomatyzacji – graf. Gartner)

Rodzaje RPA i podejmowanie decyzji o robotyzacji procesów

Roboty można podzielić na dwie kategorie: nadzorowane, czyli wymagające kontroli człowieka, i nienadzorowane. Poza tym istnieją platformy zarządzające poszczególnymi programami (tzw. control rooms), upowszechnia się także kognitywna automatyzacja procesów, naśladująca sposób myślenia człowieka i podejmowania decyzji. Innym rodzajem są programy z algorytmami sztucznej inteligencji, optycznego rozpoznawania obrazów czy analizy tekstów. Kolejny rodzaj RPA to chatboty i voiceboty. Dr Siderska poruszyła podczas webinarium aspekt wyboru procesów, które warto robotyzować:

Często działanie wymaga tylko usprawnienia lub automatyzacji i nie ma przesłanek do wdrażania robotów. Proces o potencjale do robotyzacji powinien cechować się powtarzalnością, jego wykonywanie musi być żmudne, poszczególne czynności powinny być narażone na błędy ludzi. Musi mieć mało wyjątków, czyli nie może być często zmieniany, chodzi też o operacje na dużych zbiorach danych – wyliczała naukowiec specjalizująca się w robotyzacji procesów biznesowych.

(Algorytm ułatwiający wybór procesu do automatyzacji – graf. J. Siderska)

Przykładowe wdrożenia

Podczas prezentacji Julia Siderska pokazała dwa przykłady użycia RPA w firmie. W pierwszym robot zajął się wprowadzaniem umów – podczas gdy pracownikowi przetworzenie jednego dokumentu zajmowało ok. 20 minut, algorytm potrzebował mniej niż 2. Ręczne wprowadzanie danych pozwalało na przygotowanie 420 dokumentów miesięcznie, zrobotyzowane – ponad 21 tysięcy. Software kosztował w tym przypadku 10 tysięcy złotych. Drugie case study dotyczyło wdrożenia w PKP Energetyce 12 programów, które przetwarzają dane z różnych systemów i stanowią ekwiwalent 11 etatów. Zgodnie z prognozami firmy HFS Research, przytoczonymi przez specjalistkę, rynek usług i oprogramowania związanych z robotyzacją procesów w 2025 roku będzie wart 5,9 miliarda dolarów. W 2018 roku było to niecałe 0,7 miliarda dolarów.

(graf. J. Siderska, na podstawie danych HFS Research)

Jak przezwyciężyć opór pracowników?

Jeden z uczestników warsztatu pytał, jak komunikować w firmie wdrażanie RPA, żeby przezwyciężyć niechęć zatrudnionych, wynikającą z obaw o to, że zostaną zastąpieni przez algorytmy. Jak odpowiedziała Julia Siderska, warto wyjaśniać pracownikom, że zrobotyzowana automatyzacja procesów stanowi narzędzie wspierające ich działania, odciążające od wykonywania powtarzalnych czynności i wyzwalające potencjał. Z kolei biorący udział w dyskusji ekspert PPP, Piotr Kaczmarek-Kurczak, przyznał, że nie zawsze pracownicy chcą takich zmian:

Ludzie niekoniecznie są zainteresowani rezygnacją z nudnej, ale bezpiecznej pracy z łatwymi do wskazania kryteriami błędu i ściśle określonymi oczekiwaniami na rzecz zajęcia bardzo „rozmytego”, gdzie jest odpowiedzialność, ale tak naprawdę trudno wskazać, o co chodzi, a rezultaty nie są pewne. Dlatego czasem opór nie płynie ze strachu przed automatami, tylko z obaw o utratę poczucia bezpieczeństwa – precyzował specjalista w zakresie zarządzania.

Cykl spotkań

Wydarzenie było kolejnym odcinkiem serii „Zarządzanie 4.0: Jak transformować biznes?”. W trakcie pierwszego spotkania Tomasz Król opowiadał o zasadach i etapach wdrażania lean managementu. Drugie poświęciliśmy zmianom modeli biznesowych – cytowany wyżej dr Piotr Kaczmarek-Kurczak zaznaczał wtedy, że w czasie pandemii wiele procesów zatrzymało się, a na znaczeniu zyskały inne niż dotychczas cechy przedsiębiorstw, m.in. odporność. Jak dowodził, wytrzymałość firmy na wstrząsy można zwiększyć dzięki poprawie świadomości tego, co dzieje się wewnątrz i na zewnątrz organizacji. A gościem następnego warsztatu – 5 lutego o 13:00 – będzie Mateusz Milczanowski, który poruszy temat utrzymania ruchu (PdM) za pomocą rozszerzonej rzeczywistości, sztucznej inteligencji i big data.