Organizacje wydały w formie e-booka poradnik pt. „Przełącz się na #BiznesBezPapieru, czyli jak bezpiecznie wprowadzić firmę w cyfrowy świat”. Celem publikacji jest pokazanie przedsiębiorcom, że rozpoczęcie digitalizacji w firmie nie jest trudne – wyjaśnia prezes Związku Cyfrowa Polska, Michał Kanownik. W pierwszej części autorzy tłumaczą ideę paperless zakładającą wyeliminowanie papieru z przedsiębiorstw i przytaczają case study dotyczące procedury podpisywania umowy kredytu pomiędzy pracownikami a klientami banku Santander – w wyniku cyfryzacji czas potrzebny do zawarcia kontraktu skrócił się o 30%. Z systemu korzysta blisko 400 tysięcy osób.
Praktyczne porady
Kolejny rozdział jest poświęcony sposobom prowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów i porównaniu modeli SaaS (Software as a Service), czyli oprogramowania udostępnianego w chmurze, dostarczanego przez firmę zewnętrzną, oraz on-premise, tj. aplikacji napisanych dla danego przedsiębiorstwa i zainstalowanych lokalnie. Czytelnicy poznają różnice pod względem kosztów, metod wdrożenia, utrzymania i wsparcia, a także bezpieczeństwa danych. Poradnik ułatwia zorientowanie się w przykładowych narzędziach. W trzeciej części publikacji autorzy pokazują, jak wprowadzić cyfrowy obieg dokumentów. Pierwszym krokiem jest autodiagnoza polegająca na określeniu oczekiwań, potrzeb i możliwości organizacji. Następne działania obejmują opisanie procesów biznesowych oraz komunikację cyfrowej zmiany.
#BiznesBezPapieru
E-poradnik powstał w ramach kampanii #BiznesBezPapieru, mającej na celu przekonanie menadżerów przedsiębiorstw do przebudowy procesów w firmach tak, aby wszystkie dokumenty mogły być tworzone, przetwarzane i podpisywane elektronicznie. Dla organizacji oznacza to przede wszystkim oszczędność pieniędzy dotychczas wydawanych na papier, tonery czy konserwację urządzeń. Popularyzatorzy paperless podkreślają, że zmiany polepszą wizerunek przedsiębiorstwa w oczach klientów, którzy coraz częściej wymagają od kontrahentów nowoczesnych rozwiązań. Poza tym, ich zdaniem, elektroniczny obieg dokumentów zwiększa bezpieczeństwo informacji i szybkość wyszukiwania potrzebnych danych. W inicjatywę #BiznesBezPpapieru zaangażowały się m.in. międzyresortowe Centrum GovTech odpowiedzialne za projekty cyfryzacji administracji publicznej, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie czy Samsung.