Zależnie od wielkości firmy, projekty prowadzili założyciele lub osoby odpowiedzialne za obszar, którego dotyczyło ucyfrowienie. Proces planowania obejmował spotkania, burzę mózgów, wykonanie map myśli i analizy kosztów. Zebrane pomysły przekładano zazwyczaj na schemat blokowy z krokami do wykonania, który powstawał w programach pakietu biurowego lub osobnych aplikacjach przeznaczonych do opracowywania planów działań. Pracownicy i zespoły zaangażowane w przedsięwzięcie brały udział w konsultacjach, podczas których poznawały szczegóły na temat swojej roli w projekcie. Kluczowe było włączenie w działania działów IT lub zewnętrznych wykonawców. Trudnością tego etapu okazało się złożenie pomysłów w całość i weryfikowanie wykonalności poszczególnych elementów – brak wiedzy technicznej niekiedy powodował, że z części koncepcji trzeba było zrezygnować. Zespoły projektowe zmagały się z wyborem odpowiedniej technologii, która umożliwi wprowadzenie zmian w przyszłości.
Czego zabrakło przy planowaniu?
Respondenci przyznali, że przy nowym wdrożeniu poświęciliby więcej czasu na dokładną analizę i badanie rynku pod kątem istniejących rozwiązań. Jak dodali, poza testami dostępnych aplikacji, sprawdziliby również funkcjonalności programów, które już są w firmie, bo być może byłyby w stanie rozwiązać przynajmniej część problemów, z którymi borykało się przedsiębiorstwo. Zdaniem ankietowanych, którzy współpracowali z zewnętrznym wykonawcą, błędem było zbyt płytkie podejście do wyboru ofert. Z kolei już po wyborze, nacisk trzeba było położyć na przekazywanie informacji i doprecyzowanie formy kooperacji z uwzględnieniem założonego harmonogramu. Przedsiębiorcy zaznaczyli, że dużo czasu wymaga miękkie wdrożenie, czego często nie uwzględnili.
Co zapewniało powodzenie procesu?
Zaletą była przede wszystkim interdyscyplinarność zespołu – podkreślają odpytani przedsiębiorcy. Według nich należy zaangażować zarówno osoby z wiedzą i kompetencjami merytorycznymi, jak i pracowników z umiejętnościami technicznymi pozwalającymi na przeprowadzenie wdrożenia. Przy trudnych inicjatywach eksperci włączeni w prace powinni mieć kompetencje twarde i miękkie, a także dobrze rozumieć planowane rozwiązanie. Czynnikiem sukcesu podczas planowania było przyjęcie na początku, że na różnych etapach konieczne będzie wprowadzanie zmian, a więc nieprzywiązywanie się do początkowej wizji. Całość zadań ułatwia przeprowadzenie wcześniej analizy bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa, uwzględniającej słabe i silne strony firmy – dzięki temu łatwiej określić, jakie obszary należy modyfikować.
O dokumencie
Poradnik dla małych i średnich przedsiębiorstw pt. „Jak zwiększyć poziom cyfryzacji w firmie?” przygotowała Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Publikacja powstała na podstawie badania prowadzonego metodą CAWI (wspomaganego komputerowo wywiadu przy pomocy strony internetowej) i rozmowami prowadzonymi wśród laureatów konkursu pn. „100 najlepszych projektów na zwiększenie poziomu cyfryzacji w firmie”. Przypomnijmy, że inicjatywa Agencji została ogłoszona na początku pandemii SARS-CoV-2, a jej celem były usprawnienia w takich dziedzinach, jak automatyzacja procesów, praca zdalna, internetowa obsługa klientów, wykorzystanie technologii mobilnych czy użycie cloud computingu, business intelligence i big data. 105 przedsiębiorców z najlepszymi pomysłami dostało po 20 tysięcy złotych.