System umożliwia cyfrowe przyjmowanie, realizowanie oraz przesyłanie pism. Poza aspektem ekologicznym rozwiązanie pozwala na znaczne skrócenie procedowania spraw, a także zwiększa kontrolę nad procesem. Jak przekonuje Polski Fundusz Rozwoju, tradycyjny obieg dokumentów rodzi wiele problemów, rozpoczynając od mniejszej transparentności, przez utrudnione przekazywanie pism, wydłużony czas załatwiania spraw, koszty związane z wytwarzaniem i gromadzeniem dokumentów, aż po brak dostępu do dokumentów dla innych pracowników, co istotne w wypadku zastępstw.
Korzyści z działania systemu
Urząd Miasta w Łodzi został wytypowany w 2015 roku do wdrożenia pilotażowego systemu stworzonego przez Podlaski Urząd Wojewódzki i NASK Państwowy Instytut Badawczy. Z uwagi na fakt, że w momencie startu projektu w mieście funkcjonowało 46 wydziałów i biur w 22 lokalizacjach, urząd miał problemy związane z obiegiem dokumentów. Po uruchomieniu systemu, administracji udało się nie tylko ograniczyć koszty i przejść na bardziej ekologiczne rozwiązanie, ale również dotychczasowe 52 punkty kancelaryjne zastąpiono 11 komórkami. Taki ruch pozwolił skrócić czas dostarczania pism do odpowiedniej jednostki. Nowy system zwiększa kontrolę nad obiegiem dokumentów i minimalizuje ryzyko ich zagubienia lub zniszczenia. Cyfrowy obieg dokumentów likwiduje również problem z dostępem do pism w razie nieobecności pracownika.
NASK pomaga dodatkowo jednostkom, proponując szkolenia pracowników, warsztaty merytoryczne w zakresie elektronicznego zarządzania dokumentacją, wsparcia technicznego przy instalacji i konfiguracji oraz w zakresie utrzymania systemu. Podmioty realizujące wdrożenia nie ponoszą prawie żadnych kosztów, jedyne wydatki dotyczą wyposażenia punktów kancelaryjnych w narzędzia peryferyjne (skanery, drukarki i czytniki kodów kreskowych) oraz muszą zapewnić środowisko techniczne (serwery).
Cyfrowa transformacja wymaga zmiany prawa
PFR argumentuje, że konieczne są zmiany prawne, aby administracja mogła przejść w pełni na model cyfrowy – aktualne przepisy wymagają procedowania części spraw na papierze. Wiele procesów realizowanych w administracji jest prowadzonych w formie hybrydowej łączącej tradycyjny obieg z cyfrowym. Fundusz wskazuje, że duże znacznie ma nastawienie pracowników, które może ograniczać wdrożenie systemu i jego prawidłowe funkcjonowanie. Na podobne przeszkody uwagę zwraca NASK, akcentując znaczenie niechęci ludzi wobec zmian. Problematyczna bywa również obawa pracowników przed transparentnością, którą wymusza uruchomienie systemu.
Cyfryzacja w publicznych instytucjach
Transformacja cyfrowa jest ważnym aspektem, który usprawnia funkcjonowanie administracji. Dane Głównego Urzędu Statystyczny pokazują jednak, że tylko 26,5% gmin w Polsce wprowadziło system elektronicznego zarządzania dokumentacją. Tymczasem projekt wdrożenia systemu EZD PUW (skrót – Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją, Podlaski Urząd Wojewódzki) jest przedsięwzięciem niekomercyjnym prowadzonym przez Wojewodę Podlaskiego bezpłatnie na podstawie trójstronnych umów i porozumień. Są one zawierane pomiędzy Wojewodą, Ministrem Cyfryzacji i kierownikiem zainteresowanego podmiotu. Instytucje, które chciałyby wdrożyć system, powinny skierować wniosek do Wojewody Podlaskiego.