Zmiana to zdarzenie zewnętrzne, zaplanowane bądź niezamierzone, które wpływa na nasze życie lub funkcjonowanie organizacji. Przykładem jest konieczność pracy zdalnej spowodowana pandemią koronawirusa. To, jak ludzie przechodzą przez przekształcenia, obrazuje model Williama Bridgesa, obejmujący 3 fazy: zakończenie, strefę neutralną i nowy początek. W pierwszym etapie trzeba nazwać straty i mówić o tym, co się kończy. Dzięki temu ludzie mogą łatwiej pożegnać przeszłość, a także pogodzić się z zamknięciem rozdziału. Trudność drugiego stadium polega na tym, że zmiana jest w zawieszeniu – to, co było, do końca nie minęło. W tym czasie pracownicy szukają rozwiązań ułatwiających im przystosowanie się do innych okoliczności. Trzecia faza wiąże się z pracą wg nowego scenariusza, ale nie oznacza zamknięcia procesu przekształceń: Trzeba pamiętać, że cały czas w grę będą wchodziły emocje i konieczność pomocy ludziom w zaakceptowaniu ich. Nowy początek to też czas świętowania małych sukcesów – zaznaczała Małgorzata Kusyk.
Komunikowanie zmian
Ekspertka podkreślała, że o przekształceniach powinno się informować co najmniej sześć razy. W komunikacji z zespołem można używać tzw. techniki 4P, która swoją nazwę wzięła od angielskich słów: purpose, picture, plan, part. Zatem trzeba zacząć od przedstawienia powodów zmiany, a następnie przybliżyć wizję, do której się dąży. Jednak sam zarys przyszłości nie wystarcza. Trzeba również planu działań i określenia ról pełnionych w transformacji przez poszczególne osoby. Warto przy tym pamiętać, że oporu współpracowników nie powoduje zmiana, tylko potrzeba przystosowania się do niej:
– Ludzie muszą przejść tzw. psychologiczną reorientację, bo niezależnie od tego, czy przekształcenia są pozytywne czy negatywne, każdy coś traci. Lider nie powinien oceniać strat i mówić, że nic się nie stało, wszystko będzie dobrze. Za to powinien z empatią zaakceptować fakt, że ludzie różnie doświadczają zmian – wyjaśniła prelegentka. – Nie można negować przeszłości, mówić, że była zła i trzeba ją zniszczyć. Odpowiednio prowadzona komunikacja określa przeszłość jako dobrą, bo w przeciwnym razie osoby, które włożyły czas, a także energię w budowanie firmy, będą miały poczucie zmarnowania życia – dodała Kusyk.
Trzeba się przygotować
Specjalistka odpowiadała na pytania uczestników spotkania m.in. o to, czy planowane przekształcenia powinny być nagłe czy rozłożone w czasie. Według Małgorzaty Kusyk, właściwy jest drugi wariant, obejmujący przygotowanie się, przede wszystkim pod kątem wspomnianej reorientacji psychologicznej. W dalszej części spotkania ekspertka tłumaczyła, że ocena poprawnego przechodzenia zmiany zależy od uważnego obserwowania słów i zachowań ludzi oraz nazywania emocji. Uczucia towarzyszące ludziom pokażą, czy dopiero zamykają poprzedni etap czy też przeszli do nowego porządku.
Spotkanie z Małgorzatą Kusyk zostało zorganizowane w ramach cyklu Webinary Przemysłu Przyszłości. Gościem poprzedniego wydarzenia był Paul Coyle, założyciel organizacji Entrepreneurial Mindset Network. Prelegent podkreślał, że tworzenie warunków, w których każdy pracownik może się wypowiedzieć, jest istotne dla sukcesu firmy. Następne wydarzenia będą poświęcone m.in. rozszerzonej rzeczywistości i standaryzacji.