Jesteś prezesem lub właścicielem firmy, która stoi u progu transformacji cyfrowej? A może jesteś dyrektorem operacyjnym lub dyrektorem ds. IT i spoczywa na Tobie odpowiedzialność za realizację strategii transformacji cyfrowej? Zdarzyło Ci się zastanowić, jak zbudować efektywny zespół, który przeprowadzi firmę przez proces transformacji? Na to pytanie odpowiada dr Jarosław Rubin.
Efektywny zespół jest istotnym elementem na drodze do udanej transformacji cyfrowej. Z tym stwierdzeniem zapewne zgodzi się większość osób, ale często łatwiej przytaknąć lub powiedzieć, niż to zrobić. Skoro budowa zespołu do transformacji cyfrowej jest takim wyzwaniem, to poniżej przedstawione zostały wskazówki jak to zrobić.
1. Kto ma przewodzić zespołowi?
Budowę zespołu warto zacząć od wyboru lidera zespołu transformacji cyfrowej. Są dwa najczęstsze sposoby wyboru osoby na lidera.
1.1 Menedżer wyższego szczebla
W przypadku strategicznych z punktu widzenia całej firmy projektów transformacji cyfrowej albo wręcz procesu transformacji, prezes firmy (CEO) może wyznaczyć na lidera zespołu transformacji menedżera wyższego szczebla np. wiceprezesa ds. technologii, dyrektora IT lub dyrektora operacyjnego (COO). Jeżeli transformacja cyfrowa jest postrzegana jako element wpisany w strategię firmy, to częściej wybór pada na COO. Jeśli w firmie traktuje się transformację technologicznie, to liderem zespołu zostanie raczej szef IT. Osobiście namawiam do strategicznego podejścia do transformacji.
Ważne, aby lider zespołu posiadał autorytet formalny (władzę), który pozwala np. na podejmowanie decyzji w sprawach budżetu projektu oraz był wiarygodny i cieszył się zaufaniem pracowników.
Ryzykiem w przypadku wyboru menedżera wyższego szczebla na lidera zespołu transformacji cyfrowej może być jego obłożenie zadaniami bieżącymi – nie będzie miał czasu na przewodzenie zespołowi transformacji i niezbędne działania wykonawcze. W takiej sytuacji należy wesprzeć lidera poprzez ograniczenie liczby jego dotychczasowych zadań operacyjnych albo sięgnąć po drugą opcję opisaną w punkcie 1.2.
1.2 Menedżer średniego szczebla lub menedżer projektu (profesjonalny project manager)
Jeżeli menedżerowie wyższego szczebla nie mają możliwości poświęcenia części swojego czasu na działanie jako lider zespołu transformacji cyfrowej, to warto rozważyć zaproszenie do tej roli menedżera projektu lub menedżera średniego szczebla.
W przypadku takiego wyboru bardzo ważna jest współpraca między liderem a sponsorem projektu. Sponsorem projektu powinien być wtedy menedżer wyższego (najwyższego szczebla), który może szybko podejmować ważne dla transformacji cyfrowej decyzje (np. budżetowe) i który będzie łatwo dostępny dla lidera projektu w razie potrzeby.
Warto pamiętać, że nawet najlepszy lider nie przeprowadzi transformacji cyfrowej w pojedynkę, dlatego ważne jest określenie, jakie role będą niezbędne w zespole oraz jak wybrać osoby do zespołu transformacji cyfrowej.
2. Jak skomponować skład zespołu?
Kiedy lider zespołu transformacji cyfrowej jest już wybrany, to kolejnym krokiem jest wybór jak najlepszych członków zespołu, którzy będą potrafili spełniać niezbędne w zespole role i realizować zadania stojące przed zespołem. Do tego będą potrzebne osoby o odpowiednich umiejętnościach i cechach charakteru, które pozwalają na dobrą współpracę w zespole, efektywną komunikację oraz realizowanie wspólnego celu.
2.1 Liczebność zespołu
Zazwyczaj w zespole projektowym transformacji cyfrowej pracuje od 8 do 20 osób. Zdarzają się też mniejsze zespoły projektowe liczące 3-5 osób, ale wówczas jest to ścisłe kierownictwo projektu, które jest wspierane przez osoby spoza tego niewielkiego zespołu.
Jeśli zespół liczy więcej niż 10 osób, to warto – ze względu na dostępność wszystkich członków zespołu oraz efektywność spotkań – wybrać zespół zarządzający (Core Team) oraz pracować w podzespołach zadaniowych. W zespole transformacji cyfrowej występują różne role (najważniejsze opisałem poniżej). Zazwyczaj w każdej z takich ról pracuje więcej osób (więcej niż jedna, a czasem cały zespół). Z drugiej strony jedna osoba może pełnić kilka ról w zespole.
2.2 Role w zespole
Dobierając członków zespołu oraz myśląc o ich liczbie, warto uwzględnić kluczowe role w ramach zespołu transformacji cyfrowej. Poniżej wypisałem przykładowe role, z jakimi można się spotkać w organizacjach prowadzących transformacje cyfrową (nie jest to lista zamknięta):
- Budowniczy wizji / wizjoner – ich rolą jest wytyczenie kierunku transformacji dla całej firmy i zespołu projektowego. Osoby spełniające tę rolę są odpowiedzialne za ustalenie wizji i strategii projektu transformacji oraz osiągnięcie konsensusu, co do rozumienia celów i wpływu projektu na organizację.
- Analityk biznesowy – są to osoby, które rozumieją modele biznesowe, przebieg procesów oraz potrafią połączyć biznes z technologią w taki sposób, aby zidentyfikować szanse związane z wykorzystaniem technik cyfrowych i możliwości doskonalenia procesów.
- Interesariusz finansowy – rolą takiego interesariusza jest zapewnienie i przekazywanie budżetu na finansowanie projektów transformacji cyfrowej oraz – razie potrzeby – zapewnienie większego finansowania.
- Planista – odpowiedzialny jest za przełożenie wizji transformacji na szczegółowy plan (zakres, harmonogram, budżet). Do roli planistów zazwyczaj zaprasza się specjalistów branżowych (IT, produkcja, logistyka, automatyka itp.), specjalistów ds. marketingu (uwzględniających perspektywę klienta) oraz kierowników projektów.
- Specjalista ds. zapewnienia zgodności i cyberbezpieczeństwo – zapewnia, że rozwiązanie jest zgodne ze wszystkimi obowiązującymi przepisami i regulacjami oraz sprawdzenie proponowanych procesów cyfryzacji pod kątem bezpieczeństwa.
- Ambasador / specjalista komunikacji – rolą ambasadorów jest upowszechnianie wiedzy o transformacji cyfrowej w taki sposób, aby budować zrozumienie i zaangażowanie wśród interesariuszy.
- Rozwój organizacji (HR) – jego rolą jest dbanie o ludzki aspekt transformacji cyfrowej oraz ułatwianie działań związanych z rekrutacją, szkoleniami czy rozwojem talentów.
- Menedżer zmiany (Change Manager) – zadaniem menedżerów zmiany jest prowadzenie procesu transformacji, jak np. zmian zachodzącej w firmie, z wykorzystaniem niezbędnych metod i narzędzi zarządzania zmianą.
- Osoby wdrażające i odbiorcy transformacji – są to osoby, które realizują mapę drogową transformacji cyfrowej, czyli ci, których praca zmieni się istotnie w wyniku transformacji.
Przygotowując opis ról, jakie będą realizowane przez członków zespołu transformacji, warto wypisać zadania w ramach danej roli oraz kompetencje niezbędne do wykonania zadania. Budując opisy ról można posłużyć się dedykowanymi narzędziami wspierającymi przekładanie zadań na oczekiwane zachowania czy określającymi poziom kompetencji.
2.3 Różnorodny zespół
Obserwacje prowadzone w firmach oraz badania nad wdrażaniem zmian dowodzą, że zespoły zróżnicowane są skuteczniejsze od zespołów jednorodnych (np. zespoły projektowe złożone z menedżerów i pracowników mają nawet o 20% większą skuteczność wdrażania zmian niż zespoły złożone z samych menedżerów).
Warto więc sięgać po członków zespołów z różnych obszarów i szczebli organizacji. Dzięki temu osiągniemy korzyści w trakcie pracy nad projektem, wynikające z różnego doświadczenia członków zespołu, różnych umiejętności i wiedzy, które będą przydatne w rozwiązywaniu problemów pojawiających się w czasie transformacji cyfrowej.
Stworzenie zespołu różnorodnego – „kros-funkcjonalnego” (Cross-functional team) przyniesie kolejne korzyści na etapie wdrożenia, kiedy digitalizacja będzie dotyczyła poszczególnych działów firmy. Wtedy członkowie zespołu staną się ambasadorami projektu i będą w sposób przekonujący komunikować i wyjaśniać kwestie związane z transformacją.
Ponadto współpraca w ramach różnorodnego zespołu będzie sprzyjała dzieleniu się wiedzą oraz będzie łagodziła konflikty związane z konkurowanie między działami o zasoby lub budżet, a w efekcie przyspieszy realizację projektu.
3. Jak wybrać członków zespołu?
Budowanie zespołu wymaga włożenia wysiłku i poświęcenia czasu, aby znaleźć grupę odpowiednich osób. W czasie poszukiwania członków zespołu transformacji cyfrowej warto wykorzystać następujące praktyki:
3.1 Identyfikacja potencjalnych kandydatów
Do zespołu warto zapraszać osoby, które posiadają niezbędne kompetencje i dodatkowo są zainteresowane innowacjami oraz zaangażują się w pracę zespołu. W znalezieniu odpowiednich kandydatów mogą pomóc:
- Skrzynki zgłaszania udoskonaleń lub innowacji. Osoby zgłaszające takie pomysły są zazwyczaj zainteresowane rozwojem własnym i firmy przy okazji projektu transformacji.
- Menedżerowie, liderzy zespołów, którzy mogą zaproponować najlepszych kandydatów do pracy nad projektem.
- Nieformalne spotkania, na które zapraszamy osoby zainteresowane transformacją cyfrową (np. w formule Lean Coffee).
- Poszukiwanie wśród pasjonatów technologii (np. sztucznej inteligencji czy rozszerzonej rzeczywistości) albo według obszarów, których będzie dotyczyć wdrożenie.
3.2 Określenie niezbędnego poziomu zaangażowania
Biorąc pod uwagę, że zazwyczaj praca w zespole transformacji cyfrowej nie jest pracą pełnoetatową (może poza menedżerem projektu), to warto oszacować zaangażowanie czasowe, częstotliwość spotkań i konkretne zadania, jakie mieliby realizować członkowie zespołu.
3.3 Uzyskanie deklaracji współpracy od kandydata na członka zespołu
Po przedstawieniu kandydatowi oczekiwań wobec członka zespołu transformacji cyfrowej, należy uzyskać od niego jasną deklarację chęci pracy w takim zespole. Jest to rodzaj gwarancji późniejszego zaangażowania oraz kontraktu, jaki zawieramy z członkiem zespołu.
3.4 Uzyskanie zgody przełożonych
Każdy w firmie – oprócz prezesa – ma przełożonego (nie liczę organizacji turkusowych), więc przedstawienie przełożonemu projektu transformacji oraz chęci zaangażowania jego podwładnego do zespołu jest niezwykle ważne, zwłaszcza kiedy członek zespołu zmniejszy swoje czasowe zaangażowanie w zadania operacyjne.
Można udać się do przełożonego po rozmowie z kandydatem albo razem z przełożonym odbyć rozmowę z potencjalnym członkiem zespołu.
4. Wczesna aktywność i doskonalenie współpracy zespołu
Wybór jak najlepszego lidera i członków zespołu nie kończy budowy zespołu transformacji cyfrowej.
Na etapie wczesnej aktywności, kiedy projekt jeszcze nie jest wdrażany w organizacji, członkowie zespołu powinni wypracować zasady współpracy, sposoby komunikacji wewnątrz zespołu a w sobie poczucie współautorstwa i odpowiedzialności za projekt. Wprawdzie budowa zaufania jest procesem długotrwałym, ale podstawowe zasady współpracy można wypracować w czasie wspólnych warsztatów.
Na etapie doskonalenia współpracy, wszyscy członkowie zespołu pracują zgodnie z ustalonymi zasadami i realizują wcześniej opisane role i zadania. Na tym etapie warto wychwycić elementy utrudniające współpracę lub źródła potencjalnych konfliktów. W doskonaleniu współpracy w ramach zespołu transformacji cyfrowej pomagają retrospektywy, czyli spotkania służące podnoszeniu jakości współpracy oraz efektywności zespołu.
Etapy budowy zespołu
Opierając się na przedstawionych powyżej wskazówkach można zasugerować następujące etapy budowy zespołu transformacji cyfrowej:
Podsumowując zalety płynące ze stworzenia efektywnego, różnorodnego zespołu, warto wymienić takie czynniki, jak:
- Szybsza realizacja projektu transformacji.
- Lepsze radzenie sobie z identyfikacją problemów i przeszkód we wdrożeniu.
- Dzielenie się wiedzą zgodnie z domenami ekspertyzy poszczególnych członków zespołu.
- Szersza perspektywa (spojrzenie z różnych miejsc organizacji uzupełnione o punkt widzenia klienta).
- Poczucie współautorstwa projektu transformacji cyfrowej.
- Szybsze rozwiązywanie pojawiających się, nawet złożonych problemów.
Dzięki budowie i wykorzystaniu potencjału zespołu transformacji cyfrowej zwiększamy znacznie szansę na udaną transformację, a dodatkowo rozwijamy w firmie kulturę otwartości i współpracy między działami.