Przejdź do treści

Jak planować procesy digitalizacji w MŚP?


  • Wszyscy zaangażowani pracownicy powinni dobrze poznać swoją rolę w przedsięwzięciu.
  • Przy projektach cyfryzacji warto sprawdzić funkcje narzędzi już dostępnych w firmie, bo mogą od razu rozwiązać część problemów.
  • Skutecznemu wdrożeniu pomagają interdyscyplinarne zespoły.
  • Wnioski pochodzą z rozmów ze 105 przedsiębiorcami, laureatami ubiegłorocznego konkursu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości dotyczącego podnoszenia poziomu cyfryzacji.

Zależnie od wielkości firmy, projekty prowadzili założyciele lub osoby odpowiedzialne za obszar, którego dotyczyło ucyfrowienie. Proces planowania obejmował spotkania, burzę mózgów, wykonanie map myśli i analizy kosztów. Zebrane pomysły przekładano zazwyczaj na schemat blokowy z krokami do wykonania, który powstawał w programach pakietu biurowego lub osobnych aplikacjach przeznaczonych do opracowywania planów działań. Pracownicy i zespoły zaangażowane w przedsięwzięcie brały udział w konsultacjach, podczas których poznawały szczegóły na temat swojej roli w projekcie. Kluczowe było włączenie w działania działów IT lub zewnętrznych wykonawców. Trudnością tego etapu okazało się złożenie pomysłów w całość i weryfikowanie wykonalności poszczególnych elementów – brak wiedzy technicznej niekiedy powodował, że z części koncepcji trzeba było zrezygnować. Zespoły projektowe zmagały się z wyborem odpowiedniej technologii, która umożliwi wprowadzenie zmian w przyszłości.

Czego zabrakło przy planowaniu?

Respondenci przyznali, że przy nowym wdrożeniu poświęciliby więcej czasu na dokładną analizę i badanie rynku pod kątem istniejących rozwiązań. Jak dodali, poza testami dostępnych aplikacji, sprawdziliby również funkcjonalności programów, które już są w firmie, bo być może byłyby w stanie rozwiązać przynajmniej część problemów, z którymi borykało się przedsiębiorstwo. Zdaniem ankietowanych, którzy współpracowali z zewnętrznym wykonawcą, błędem było zbyt płytkie podejście do wyboru ofert. Z kolei już po wyborze, nacisk trzeba było położyć na przekazywanie informacji i doprecyzowanie formy kooperacji z uwzględnieniem założonego harmonogramu. Przedsiębiorcy zaznaczyli, że dużo czasu wymaga miękkie wdrożenie, czego często nie uwzględnili.

Co zapewniało powodzenie procesu?

Zaletą była przede wszystkim interdyscyplinarność zespołu – podkreślają odpytani przedsiębiorcy. Według nich należy zaangażować zarówno osoby z wiedzą i kompetencjami merytorycznymi, jak i pracowników z umiejętnościami technicznymi pozwalającymi na przeprowadzenie wdrożenia. Przy trudnych inicjatywach eksperci włączeni w prace powinni mieć kompetencje twarde i miękkie, a także dobrze rozumieć planowane rozwiązanie. Czynnikiem sukcesu podczas planowania było przyjęcie na początku, że na różnych etapach konieczne będzie wprowadzanie zmian, a więc nieprzywiązywanie się do początkowej wizji. Całość zadań ułatwia przeprowadzenie wcześniej analizy bieżącej sytuacji przedsiębiorstwa, uwzględniającej słabe i silne strony firmy – dzięki temu łatwiej określić, jakie obszary należy modyfikować.

O dokumencie

Poradnik dla małych i średnich przedsiębiorstw pt. „Jak zwiększyć poziom cyfryzacji w firmie?” przygotowała Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Publikacja powstała na podstawie badania prowadzonego metodą CAWI (wspomaganego komputerowo wywiadu przy pomocy strony internetowej) i rozmowami prowadzonymi wśród laureatów konkursu pn. „100 najlepszych projektów na zwiększenie poziomu cyfryzacji w firmie”. Przypomnijmy, że inicjatywa Agencji została ogłoszona na początku pandemii SARS-CoV-2, a jej celem były usprawnienia w takich dziedzinach, jak automatyzacja procesów, praca zdalna, internetowa obsługa klientów, wykorzystanie technologii mobilnych czy użycie cloud computingu, business intelligence i big data. 105 przedsiębiorców z najlepszymi pomysłami dostało po 20 tysięcy złotych.


Zyskasz dostęp do rzetelnej wiedzy i aktualnych informacji o wydarzeniach oraz szkoleniach z zakresu transformacji cyfrowej. Zapisz się:

Zgadzam się na