Najnowszy bilans epidemii w naszym kraju to 156 osób zakażonych, w tym 3 ofiary śmiertelne (stan na 18:00). Zgodnie ze specustawą z 2 marca dotyczącą zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania choroby koronawirusowej COVID-19, pracodawcy mogą polecić pracownikom wykonywanie pracy poza biurem lub zakładem, czyli pracę zdalną. Decyzję można przekazać zatrudnionym ustnie, telefonicznie lub pocztą elektroniczną. O przechodzenie na taką formę w związku z pandemią wirusa SARS-CoV-2 apeluje minister zdrowia: Praca zdalna jest w tej chwili tak naprawdę najbezpieczniejsza – podkreśla Łukasz Szumowski. Firma musi wskazać okres, w którym obowiązki należy wykonywać z domu. Według analityków Antala, trudno w tej chwili oszacować, ile przedsiębiorstw zdecyduje się na wprowadzenie pracy zdalnej, ale mamy w Polsce 2,5 miliona osób zatrudnionych w branżach pozwalających na taką reorganizację. To 15% z 16,5 miliona wszystkich pracujących.
Narzędzia do pracy zdalnej
Dla wielu firm i pracowników praca z domu jest nowością, która może okazać się wyzwaniem, również organizacyjnym, bo wymaga wprowadzenia do użytku odpowiednich programistycznych rozwiązań. Komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa, poza pocztą elektroniczną, ułatwiają popularne programy, jak Teams, Slack, Hangouts czy Workplace. Wideokonferencje można zorganizować dodatkowo dzięki aplikacjom Zoom, GoToMeeting bądź BlueJeans. W razie potrzeby przygotowania webinariów przydatne będą WebinarJam, ClickMeeting i Livestorm. Do zarządzania plikami użyteczne okażą się znane usługi Dropbox, Dysk Google, OneDrive lub Quip. W zarządzaniu zadaniami warto skorzystać m.in. z Asany, Trello i usługi Jira. Nie należy zapomnieć o narzędziach, które pozwolą administratorom systemów pomagać pracownikom w przypadku problemów technicznych, tu można użyć TeamViewera, pulpitu zdalnego Chrome albo Microsoftu. W czasie pracy z domu niektórzy zechcą rozliczyć się z czasu, jaki zajęły im poszczególne zadania – w tym celu warto sięgnąć np. po TimeDoctora, Hours lub aplikację Toggl.
Inna potencjalna trudność to aspekt psychologiczny i samoorganizacja. Osoby nieprzyzwyczajone do tego nierzadko mają trudności z produktywnym działaniem w domu. Wartościowe wsparcie mogą wtedy dać programy ułatwiające skupienie – TomatoTimer, Focus To-Do lub Focuslist (tzw. technika pomodoro zakładająca przerwy co 25 minut). Natomiast aplikacje Forest lub Post Box są przeznaczone dla tych, którzy często sięgają po telefony i rozpraszają się przychodzącymi powiadomieniami. Dobrze jest przygotować specjalne miejsce do pracy, usunąć z niego zbędne przedmioty odrywające nas od zawodowych obowiązków. Sens może też mieć zaplanowanie godzin, w których pracujemy, żeby możliwie oddzielić czas zawodowy od prywatnego.
Rozmowy telefoniczne i wideokonferencje zamiast spotkań
Firmy i instytucje w Polsce stają przed często trudnymi decyzjami dotyczącymi szybkiej reorganizacji swojego funkcjonowania (przedsiębiorstwa także wobec zmian w modelach biznesowych). Jedne wprowadzają ścisłe zasady, inne określają okoliczności, w których dozwolona jest praca z domu. Oczywiście w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych (czy logistycznych) funkcjonowanie zdalne często nie jest możliwe i stałoby się równoznaczne z zatrzymaniem działania, ale firmy robią wyjątki dla części pracowników, np. pozwalając rodzicom małych dzieci, żeby zostali w domu. W informacji o tym, jak przedsiębiorstwa reagują na zagrożenie koronawirusem, pisaliśmy m.in. o ograniczaniu podróży służbowych i przenoszeniu spotkań z kontarhentami do trybu telekonferencji. W polskich zakładach Volkswagena wyjazdy zostały całkowicie wstrzymane, zamknięto też wewnętrzne kantyny. Amazon, poszukujący aktualnie pracowników m.in. do centrum logistyki w Gliwicach, zmienił tryb rekrutacji: Dostosowujemy wewnętrzne procesy i zamiast spotkań bezpośrednich prowadzimy rozmowy wirtualnie przy użyciu aplikacji Chime – wyjaśnia Magdalena Węglewska z Amazonu. Z kolei w Kancelarii Premiera RP od ubiegłego tygodnia na zdalną pracę przeszło 55% osób.
